Notulen Algemene Vergadering 22 december 2018

Bijzondere Algemene Vergadering SBTCN

Datum: zaterdag 22 december 2018
Locatie: Dogcenter Zaltbommel in Kerkwijk

Aanwezig: 36 leden en 2 introducé’s

1. Opening
Dagvoorzitter Johan Hoedemaker opent de vergadering om 10.00 uur.
Om te beginnen licht hij toe wat de rol is van de twee mensen die nu achter de
bestuurstafel zitten. Vanwege de situatie die ontstaan is, waarbij de SBTCN op dit
moment geen bestuur heeft, is door het afgetreden bestuur de hulp ingeroepen van
de deskundigenpool van KNK Cynophilia. Namens KNK Cynophilia zal Johan
Hoedemaker vandaag de rol van dagvoorzitter vervullen, en Lida Reeskamp-Blok zal
de notulen verzorgen. Conform de statuten van de SBTCN is degene die om deze
vergadering heeft verzocht, de heer Rick van den Broek, voorafgaand aan deze
vergadering benaderd met de vraag of hij zich hier in kan vinden en hij heeft
aangegeven accoord te zijn met de dagvoorzitter en de notulist.

2. Ingekomen stukken en mededelingen
Brief van de heer Rick van den Broek.
Johan Hoedemaker heeft ter voorbereiding van deze vergadering een gesprek gehad
met twee leden van het afgetreden bestuur.
Daarbij heeft hij al geconstateerd dat het ontbreken van de rekening en
verantwoording van het bestuur op de agenda voor de Algemene Vergadering op 19
januari een omissie is. Het afgetreden bestuur heeft inmiddels de toezegging gedaan
dit toe te zullen voegen aan de agenda voor 19 januari.

De situatie op dit moment is dat inmiddels het gehele bestuur is afgetreden, in totaal
zes bestuursleden.

3. De vragen in de brief van de heer Rick van de Broek zullen als vier agendapunten
behandeld worden, te weten 3.a tot en met 3.d

a. Waarom moet een kandidaat bestuurslid voorgedragen worden door minstens 10
leden?
Antwoord dagvoorzitter: volgens de statuten kunnen nieuwe bestuursleden
voorgedragen worden door het bestuur, of door de leden. Bij een voordracht door de
leden moeten er minstens 10 leden zijn die de voordracht ondertekenen. In de
situatie van dit moment stelt het bestuur zelf geen kandidaten. Kandidaten zullen
dus vanuit de leden voorgedragen moeten worden. Wanneer dit niet gebeurt is de
laatste mogelijkheid dat tijdens de vergadering op 19 januari zich kandidaten voor het
bestuur melden.

b. Waarom zijn zes bestuursleden opgestapt?
 Voorzitter mevrouw Cindy Kerssemeijer: haar aftreden als voorzitter is een zaak
tussen haar en het bestuur, dit lag in de privé-sfeer, en daarom is besloten dit
binnenskamers te houden.
 Bestuurslid evenementen de heer Rini van Wijk is aanwezig en geeft zelf toelichting
op zijn aftreden. Hij is gestopt omdat hij zijn ei niet meer kwijt kon in dit bestuur, hij
vond het bestuur niet ideaal van samenstelling. Er waren niet zozeer conflicten maar
de manier van denken botste met elkaar, hij voelde zich te vaak teruggefloten. Er is in
het bestuur over gesproken en hij was van mening dat aftreden het beste besluit was
zowel voor hemzelf als voor het bestuur.
Een van de leden geeft aan dat hij graag zou willen weten hoe het komt dat dit
bestuur zo snel uit elkaar gevallen is. Een ander lid vraagt of het ook te maken heeft
met de financiën.
Penningmeester Wybren Lieuwes geeft aan dat er wel inhoudelijke discussies waren
tussen de heer van Wijk en het bestuur. Volgens de heer Rini van Wijk ging het niet
om financiële zaken, maar over hoe evenementen georganiseerd zouden moeten
worden. Secretaris mevrouw Bianca Janssen geeft aan dat toen zij anderhalf jaar
geleden het bestuur overnamen er geen draaiboeken waren, en die wilden zij als
bestuur wel gaan maken zodat deze ook voor de toekomst beschikbaar zouden zijn.
Ook voor evenementen wilde het bestuur draaiboeken maken, waarin ook vastgelegd
zou worden hoe de evenementen budgettair geregeld zouden worden. Rini van Wijk
geeft aan dat hij draaiboeken een goed en sterk idee vindt, dit was voor hem geen
reden om op te stappen, een draaiboek vindt hij beter dan zomaar vanuit het hoofd
iets organiseren.
 Bestuurslid de heer Jan van Iperenburg: is niet aanwezig
 Bestuurslid mevrouw Sonja Houwaart: zij heeft na het aftreden van het bestuurslid
evenementen samen met bestuurslid de heer Andy Matser de organisatie van het
eerste evenement in 2019 op zich genomen. De financiële situatie van de vereniging
was op dat moment nog niet goed inzichtelijk omdat er nog nagekomen rekeningen
van voorgaande evenementen te verwachten waren. Daarom werd besloten de
kosten te beperken en een Nederlandse keurmeester uit te nodigen. De eerste drie
op het lijstje waren niet beschikbaar, de vierde wel en hij heeft toegezegd te komen
keuren. Er is een flyer gemaakt met een foto van deze keurmeester, en dit is nog
diezelfde dag op de Facebookpagina van de SBTCN geëscaleerd. Het bestuur vond
dit heel erg vervelend en heeft verzocht in elk geval de flyer met foto van de
Facebookpagina te verwijderen. Mevrouw Sonja Houwaart werd over deze kwestie
ook privé telefonisch benaderd op een heftige wijze. Zij heeft naar aanleiding daarvan
besloten af te treden. Het heeft haar erg aangegrepen dat zij, terwijl zij probeerde met
haar medebestuursleden de boel weer op de rails te krijgen, privé op een dergelijke
manier aangesproken werd.

Vraag van enkele leden: waarom moest er nu bezuinigd worden op een evenement
wat al zo lang door deze vereniging georganiseerd wordt?

Aan mevrouw Sonja Houwaart wordt gevraagd door wie zij telefonisch benaderd is.
Dit wil zij echter niet delen
Een van de leden geeft aan het triest te vinden dat Sonja Houwaart zodanig
benaderd is dat zij daarin reden zag om uit het bestuur te stappen, hij begrijpt dat ze
er na zo’n ervaring geen zin meer in heeft.
Een lid constateert dat door persoonlijke zaken en emoties de belangen van de
vereniging uit het oog verloren zijn.
 de heer Andy Matser geeft aan dat hij tevoren al voornemens was om op uit het
bestuur te stappen als een van de vier overgebleven bestuursleden zou opstappen
Dus toen Sonja aangaf uit het bestuur te gaan heeft hij dat ook gedaan, met minder
dan vier is het niet te doen vanwege het vele werk.
 Penningmeester de heer Wybren Lieuwes geeft aan: nadat Mevrouw Bianca Janssen
ook besloten had op te stappen heeft hij zelf ook besloten plaats te gaan maken voor
een nieuw bestuur.
 Secretaris mevrouw Bianca Janssen sluit zich aan bij Wybren Lieuwes: het bestuur
was voornemens om de zaken te continueren tot de volgende ALV in maart 2019,
maar toen Sonja Houwaart ook was afgetreden was het resterende bestuur van
mening dat er nu eerst een solide basis moet komen voor een goede doorstart door
een nieuw bestuur.

c. Rekening en verantwoording van het afgetreden bestuur
Wybren Lieuwes:De ledenadministratie is bijgewerkt: op dit moment moeten twee
aanmeldingen van nieuwe leden nog verwerkt worden, maar het bestuur heeft
besloten om tot de vergadering op 19 januari geen nieuwe leden meer in te schrijven.
517 leden hebben voor 2018 betaald. Er staan nog vrij veel contributies open, deze
leden hebben een aanmaning gehad. Voor 2019 zijn er op dit moment 555 leden.
Er zijn lopende het jaar vrij veel opzeggingen geweest. Per 31 december 2018 61
opzeggingen, en 24 opzeggingen in de loop van het jaar, maar er zijn ook 36 nieuwe
aanmeldingen. Voor 2019 is het aantal leden op dit moment 555.
Wybren Lieuwes zal voorafgaand aan de vergadering op 19 januari een compleet
financieel overzicht over 2018 klaar hebben. Wel of niet met kascontrole voorafgaand
aan de vergadering dat zal nog bekeken worden.
d. Wat laat het oude bestuur achter?
 Ten aanzien van de verenigingsactiviteiten: het oude bestuur handelt op dit moment
de lopende zaken af, maar neemt geen initiatieven meer voor evenementen of
activiteiten in 2019, dit willen zij overlaten aan het nieuwe bestuur.
Dit betekent dus dat er de komende maanden weinig activiteiten ontplooid zullen
gaan worden.
De dagvoorzitter geeft zijn persoonlijke visie: hij acht het wenselijk dat op zo kort
mogelijke termijn een nieuw bestuur gevormd wordt, in openheid naar de leden.
Hij roept leden die zich kandidaat zouden willen stellen op zich op korte termijn
bekend te maken. Ruim voor 19 januari en bij voorkeur niet pas op 19 januari.
Een van de leden spreekt uit dat hij het doodzonde vindt wat er nu in de vereniging
gebeurt en hoopt van harte dat er vandaag uitgekomen zal worden, en dat er
bestuurders zullen komen met een breed draagvlak in de vereniging.
 Belangenbehartiging hoogrisico honden:
Mevrouw Bianca Janssen spreekt haar zorgen uit: je kunt wel een hele vereniging
hebben maar als je geen ras meer hebt dan heb je helemaal niets. Essentieel voor
ons ras is het temperament en karakter en het kan moeilijk zijn dit goed te
interpreteren. Het is heel belangrijk dat we goede contacten hebben en houden over
het beleid met betrekking tot hoogrisico honden, zowel landelijk als ook met andere
rasverenigingen die hiermee te maken hebben. Het is van groot belang dat dit heel
goed en zorgvuldig behartigd wordt. Zij geeft aan hier altijd haar medewerking aan te
willen blijven verlenen en dit wordt met spontaan applaus door de aanwezigen ontvangen.
De dagvoorzitter geeft aan dat hij zijn privé gedachte hierover wil meegeven aan de
vergadering: om een standvastig bestuur te zijn in de kynologische wereld vraagt dit
bepaalde kwaliteiten en je hebt eelt op je ziel nodig, tegenwoordig een dubbele laag
eelt gezien de invloeden van social media. Mevrouw Janssen heeft een bijzondere
passie voor dit ras en met name voor de belangenbehartiging voor wat betref de
hoogrisico rassen, hij adviseert de leden en een nieuw te vormen bestuur om
mevrouw Bianca Janssen in welke vorm dan ook hierin een positie en een mandaat
te geven.
Een lid geeft aan dit voorstel van de voorzitter van harte te ondersteunen, hij hoopt
dat Bianca Janssen zich voor de hoogrisico honden zal willen blijven inzetten.

Gevraagd wordt hoe leden zich kandidaat kunnen stellen voor het bestuur. De FB pagina
is uit de lucht. Mevrouw Janssen: dit kan via het emailadres van het secretariaat.

Rondvraag: er zijn geen vragen voor de rondvraag.

Afgesproken wordt dat de notulen van deze vergadering zo spoedig mogelijk
gepubliceerd zullen worden op de website van de SBTCN.

De dagvoorzitter sluit de vergadering om even voor 11.00 uur.